KPI là gì? Chạy kpi là gì? Ý nghĩa và Phân loại Kpi

KPI là một trong những tiêu chí để đo lường hiệu quả, năng suất công việc tại các đơn vị, doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay. Đặc biệt trong lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh. Vậy bạn có thực sự biết được KPI là gì không? Có ý nghĩa như thế nào? Cùng Ngonaz giải đáp KPI là gì? Chạy kpi là gì? Ý nghĩa và Phân loại Kpi nhé!

Kpi là gì?

KPI là viết tắt của “Key Performance Indicator” (Chỉ số hiệu suất chính). KPI là một phương tiện đo lường định lượng và quan trọng để đánh giá sự thành công của một tổ chức, một dự án hoặc một cá nhân trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược và kết quả mong đợi.

KPI là viết tắt của từ gì?

• KPI là chữ viết tắt của một cụm từ tiếng Anh, đó là Key Performance Indicator.
• Cách đọc như sau: /ˌkiː pəˈfɔː.məns ˌɪn.dɪ.keɪ.tər/ (theo UK), /ˌkiː pɚˈfɔːr.məns ˌɪn.də.keɪ.t̬ɚ/ (theo US).
• Trong tiếng Anh, KPI là một danh từ.

KPIs được xác định dựa trên các tiêu chí cụ thể và đo lường các hoạt động, quá trình hoặc kết quả liên quan đến thành công của một tổ chức. Chúng có thể bao gồm các chỉ số tài chính (ví dụ: doanh thu, lợi nhuận), chỉ số hoạt động (ví dụ: số lượng khách hàng mới, tỷ lệ chuyển đổi) hoặc chỉ số chất lượng (ví dụ: đánh giá khách hàng, đánh giá nhân viên).

Các loại KPI phổ biến hiện nay

Dưới đây là một số loại KPI phổ biến được sử dụng trong các tổ chức và ngành công nghiệp khác nhau:

KPI tài chính

• Doanh thu: Tổng số tiền thu được từ việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
• Lợi nhuận: Số tiền thu được sau khi trừ đi các chi phí và lỗ.
• Lợi nhuận gộp: Lợi nhuận thu được sau khi trừ đi các chi phí trực tiếp liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Tỷ suất sinh lời: Tỷ lệ giữa lợi nhuận và vốn đầu tư.
• Tổng số khách hàng mới: Số lượng khách hàng mới được thu hút trong một khoảng thời gian nhất định.

KPI khách hàng

• Tỷ lệ chuyển đổi: Tỷ lệ khách hàng tiềm năng chuyển thành khách hàng thực tế.
• Đánh giá khách hàng: Sự hài lòng và trung thành của khách hàng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Tỷ lệ hủy dịch vụ: Tỷ lệ khách hàng hủy bỏ dịch vụ trong một khoảng thời gian nhất định.
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng: Tỷ lệ khách hàng quay lại và tiếp tục sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Tỷ lệ phản hồi khách hàng: Tỷ lệ khách hàng phản hồi và tương tác với tổ chức.

KPI hoạt động

• Sản lượng sản xuất: Số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định.
• Chất lượng sản phẩm: Mức độ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Tỉ lệ hỏng hóc: Tỷ lệ sản phẩm bị hỏng hoặc không đạt chất lượng trong quá trình sản xuất.
• Hiệu suất nhân viên: Năng suất và đóng góp của nhân viên trong công việc.
• Tỷ lệ sự cố: Tỷ lệ sự cố hoặc vấn đề kỹ thuật xảy ra trong quá trình hoạt động.

KPI tiếp thị và bán hàng

• Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng: Tỷ lệ khách hàng tiềm năng chuyển thành khách hàng thực tế.
• Tỷ lệ tương tác trên mạng xã hội: Số lượng tương tác và tương tác trên các nền tảng mạng xã hội.
• Tỷ lệ mở và click trong email marketing: Tỷ lệ mở email và tỷ lệ click vào các liên kết trong email.
• Số lượng và giá trị đơn hàng: Số lượng đơn hàng được tạo ra và giá trị tổng cộng của đơn hàng.

KPI phát triển sản phẩm

• Số lượng sản phẩm mới: Số lượng sản phẩm mới được phát triển và ra mắt trên thị trường.
• Tỷ lệ thành công của sản phẩm: Tỷ lệ sản phẩm thành công so với số lượng sản phẩm phát triển.
• Tỷ lệ phản hồi từ khách hàng: Tỷ lệ phản hồi, đánh giá và ý kiến ​​từ khách hàng về sản phẩm.

KPI quản lý dự án

• Đúng tiến độ: Mức độ hoàn thành dự án đúng theo kế hoạch và tiến độ đã đề ra.
• Hiệu suất sử dụng tài nguyên: Sử dụng tài nguyên (ngân sách, nhân lực, vật liệu) một cách hiệu quả.
• Chất lượng dự án: Mức độ đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng của dự án.
• Tỷ lệ hồi vốn: Tỷ lệ thu hồi vốn đầu tư vào dự án.

KPI quản lý

• Chỉ số đạt mục tiêu: Đo lường mức độ hoàn thành các mục tiêu quản lý đã đề ra.
• Chỉ số quản lý nhân viên: Đo lường khả năng quản lý nhân viên, bao gồm việc tạo động lực, đào tạo và phát triển, đánh giá hiệu suất và xây dựng môi trường làm việc tích cực.
• Chỉ số tài sản và nguồn lực: Đo lường hiệu quả quản lý tài sản và nguồn lực của tổ chức, bao gồm việc quản lý ngân sách, sử dụng tài sản hiệu quả và tối ưu hóa nguồn lực có sẵn.
• Chỉ số xử lý vấn đề: Đo lường khả năng xử lý vấn đề và đưa ra quyết định hiệu quả, bao gồm khả năng phân tích thông tin, đưa ra giải pháp và thực hiện hành động để giải quyết vấn đề.

Vai trò của KPI đối với doanh nghiệp

Hiểu rõ được định nghĩa KPI là gì, bạn cũng đã nắm qua được vai trò của chỉ số này đối với doanh nghiệp. Để giúp bạn thực sự hiểu về KPI, Ngonaz sẽ chỉ ra cụ thể vai trò, ý nghĩa của chỉ số này đối với không chỉ doanh nghiệp và người lao động ra sao:

KPIs có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Đó không chỉ là những chỉ số giúp doanh nghiệp đo lường được sự hiệu quả trong chiến lược kinh doanh hay marketing mà còn là thước đo đánh giá năng lực của nhân viên. Cụ thể, hãy điểm qua những vai trò chính của KPI trong doanh nghiệp như sau:

• Xây dựng đầu việc cụ thể cho nhân viên dựa vào KPIs
• Đánh giá chính xác năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên
• Đánh giá chiến lược kinh doanh và hoạch định lại chiến lược nếu cần thiết
• Tạo môi trường học hỏi, phấn đấu cho nhân viên

Vai trò của KPI đối với người đi làm

KPI là chỉ số mà người đi làm nhất định phải nắm được để không bị bỡ ngỡ khi được giao việc với những KPIs nhất định. Hiểu về KPI là gì và nắm được tầm quan trọng của nó đối với mình sẽ giúp nhân viên kiểm soát được KPI và hoàn thành công việc theo các chỉ số đã được đề ra dễ dàng hơn.

Một trong những hậu quả của việc không nắm rõ được chức năng của KPI cũng như cách hoàn thành nó là việc chạy KPI, dồn deadline, và cuối cùng là không hoàn thành, Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp/bộ phận áp dụng KPI những không thực hiện được, không thành công. Dĩ nhiên lý do dẫn đến thực trạng này thì nhiều vô kể.

Tóm lại, đối với người đi làm, KPI có một số vai trò sau:

• Giúp nhân viên hiểu được mức độ công việc cần hoàn thành là bao nhiêu
• Đo lường được mức độ hoàn thành công việc so mới mục tiêu đề ra
• Có kế hoạch làm việc rõ ràng theo từng KPI, từng mục tiêu
• Có động lực làm việc để đạt được mục tiêu
• Dễ dàng nhận ra được khi nào tiến độ hay hiệu quả bị trật khỏi KPI và không như mục tiêu đề ra để điều chỉnh và cải thiện.

KPI tính như thế nào?

Việc lương trả theo KPI được tính như thế nào ắt là mối quan tâm không chỉ của các doanh nghiệp mà còn là của các nhân viên.

KPI sẽ được tính theo hai khía cạnh phổ biến đó là tính lương hiệu quả và tính thưởng dựa theo KPI.

Tính lương theo hệ số KPI

Về tính lương hiệu quả theo hệ số KPI sẽ được áp dụng theo hai phương pháp là lương 2P hoặc là lương 3P.

Trong đó, lương 2P có nghĩa là lương được trả theo vị trí công việc cùng kết quả công việc. Nói một cách dễ hiểu hơn đây là việc trả lương theo mức giá cố định về vị trí chức danh của người đó cùng với khoản lương tương ứng về kết quả công việc mà người đó đạt được.

Còn lương 3P là phương pháp tính lương dựa trên 3 yếu tố là vị trí công việc đảm nhận, năng lực của bản thân và cuối cùng là kết quả của công việc.

Phương pháp tính lương 3P được sử dụng phổ biến hơn vì nó thể hiện sự công bằng hơn, minh bạch hơn. Đặc biệt là hỗ trợ nâng cao năng lực cho nhân viên, giúp họ có cơ hội được hưởng thêm lương hiệu quả từ năng suất công việc mà bản thân đã đạt được.

Tính thưởng theo hệ số KPI

Bên cạnh cách tính lương thì việc tính thưởng cũng được nhiều người quan tâm. Khi tính thưởng dựa trên con số KPI sẽ là động lực thôi thúc để nhân viên có quyết tâm, có sự phấn đấu hơn trong công việc.

Vì vậy, doanh nghiệp có thể linh hoạt trong việc sử dụng KPI để tính một phần tiền thưởng, có thể trả theo tháng, theo quý hay theo năm.

Qua đó nó phản ánh chi tiết và rõ rệt về mặt năng lực và hiệu quả làm việc của người đó.

Phân biệt OKR với KPI

Trước khi so sánh OKR và KPI thì bạn cần phải hiểu rõ khái niệm OKR là gì. Cụ thể, OKR chính là từ viết tắt của Objective Key Results. Đây là một trong những phương pháp quản lý theo mục tiêu. Nó giúp lên kết chặt chẽ nội bộ trong tổ chức, và các cá nhân trong một công ty. Xây dựng OKR đảm bảo được rằng tất cả các thành viên trong công ty đang đi theo đúng hướng mục tiêu chung đã đề ra.

Nói về OKR và KPI thì hai nội dung này vẫn có điểm chung; đó là:

• Có thể áp dụng OKR, KPI ở các doanh nghiệp có quy mô khác nhau. Nó giúp doanh nghiệp có thể tiến tới các mục tiêu cũng như tầm nhìn mà doanh nghiệp đã đặt ra ngay từ ban đầu.
• Cả OKR và KPI đều có sự tác động mang tính tích cực đến năng suất, hiệu quả của doanh nghiệp đó.
• Cả OKR và KPI đều bao gồm những con số cụ thể, định lượng được.

Vậy sự khác biệt giữa OKR và KPI là gì?

Quy trình xây dựng chỉ số KPI trong doanh nghiệp

Sau khi tìm hiểu kiến thức tổng quan về KPI là gì, bước tiếp theo là thực hành xác định KPIs và áp dụng vào doanh nghiệp.

Xác định người xây dựng KPIs

Đầu tiên, cần xác định ai sẽ là người chịu trách nhiệm xây dựng KPIs. Người đó phải có cái nhìn tổng quan về tình hình và mục tiêu cần đạt được. Dưới sự chỉ đạo của các quản lý cấp cao, người xây dựng KPIs cho từng phòng ban – thường là trưởng phòng hoặc quản lý – sẽ đề ra KPIs cho phòng ban và các vị trí trong phòng.

Mặc dù nhân viên không trực tiếp đề ra KPIs, nhưng họ có quyền tham gia thảo luận và đóng góp ý kiến với người đề xuất. Sau cùng, nhân viên sẽ là người thực hiện công việc dựa trên các KPIs này.

Do đó, người xây dựng KPIs cần tham khảo ý kiến của cấp dưới để đảm bảo KPIs phù hợp nhất có thể. Điều này sẽ tạo ra sự minh bạch trong kết quả và đảm bảo tính khả thi của mục tiêu cuối cùng.

Xác định các chỉ số KPI bằng công cụ SMART

Để quá trình làm việc được thống nhất, tập trung, và đạt được mục tiêu cuối cùng, các chỉ số KPI cần được xác định một cách đúng đắn nhất để chọn ra những chỉ số quan trọng, liên quan, và có thể thực hiện được.

Để đạt được điều đó, hãy sử dụng công cụ SMART – một công cụ phổ biến để xác định mục tiêu. SMART là viết tắt của bốn chữ cái tương ứng với 5 đặc điểm mà mục tiêu nên có, hay cụ thể ở đây là KPI: Specific (cụ thể), Measurable (có thể đo lường được), Attainable (có thể đạt được), Relevant (thực tế, có liên quan), Time-bound (thời gian cụ thể).

Cùng đi sâu vào từng yếu tố một:

1. Specific: KPI phải cụ thể

Các thông số của chỉ số KPI cần được xác định một cách cụ thể, rõ ràng để dễ dàng cho việc tổng hợp, theo dõi và đánh giá. Ví dụ như thay vì đặt rằng trong một tháng nhân viên phải bán được nhiều đơn hàng nhất có thể hãy đặt ra một con số cụ thể là 500 đơn hàng hay dùng phần trăm như 85% hay 90%.

2. Measurable: KPI phải đo lường được

KPI phải là các chỉ số có thể được cân đo đong đếm và quy đổi ra các con số cụ thể. Điều này không chỉ giúp cho việc theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc dễ dàng hơn và còn giúp cho việc tổng hợp và trình bày trên các công cụ, phần mềm quản lý công việc được thực hiện dễ dàng.

3. Attainable: KPI phải thực hiện được

Cũng giống như mục tiêu, nếu KPI xa vời thực tế và dù thế nào người thực hiện cũng không thể đạt được thì KPI đó không có giá trị.

Từ mục tiêu và từ tình hình hiện tại về nhân lực, trang thiết bị, thậm chí các yếu tố bên ngoài, hãy đưa ra KPIs phù hợp với thực tế.

4. Relevant: KPI phải liên quan đến mục tiêu đề ra

KPI được đặt ra vốn dĩ để giúp hiện thực hoá mục tiêu đã được đặt ra trước đó. Vì thế, hãy chỉ tập chung làm những việc giúp bạn đạt được mục tiêu. Những chỉ số KPI không quan trọng hay không liên quan, hãy loại bỏ chúng.

5. Time-bound: Cần một thời gian cụ thể để hoàn thành KPI
KPI cần có một mốc thời gian cụ thể, hay deadline. Thời gian đó có thể được tính theo ngày, tháng, quý, thậm chí theo năm. Tuỳ mỗi loại chỉ số KPI, thời gian thực hiện có thể khác nhau.

Áp dụng KPI và đánh giá mức độ hoàn thành

Sau khi đã xác định được các chỉ số KPIs cốt yếu, bước tiếp theo là phân chia nhiệm vụ/công việc và triển khai. Trong quá trình này, người xác định KPI cần theo dõi, nắm bắt tình hình thực hiện nhiệm vụ của phòng ban hay người trịu trách nhiệm để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của họ.

Đánh giá KPIs và tính toán với lương thưởng

KPIs thường sẽ liên quan đến lương thưởng và được tính toán theo một công thức nhất định. Người quản lý cần đánh giá mức độ hoàn thành KPI để từ đó xác đinh mức lương thưởng phù hợp cho nhân viên.

Điều chỉnh KPIs phù hợp với thực tế hoàn thành công việc

Trong quá trình thực hiện, có thể sẽ có những thay đổi trong KPI cần được điều chỉnh sao cho phù hợp hơn với năng lực làm việc thực tế hay mục tiêu của công ty. Tuy vậy, chỉ nên thay đổi khi đã có sự theo dõi, đánh giá khách quan trong một thời gian nhất định.

Một số câu hỏi khác về KPI

chạy kpi là gì

Thuật ngữ “chạy KPI” thường được sử dụng để chỉ việc triển khai và thực hiện các chỉ số hiệu suất quan trọng (Key Performance Indicators – KPIs) trong một tổ chức hoặc một dự án. Khi chạy KPI, người quản lý hay nhóm chịu trách nhiệm sẽ tạo ra và thiết lập các KPIs, đặt mục tiêu cho từng chỉ số, và sau đó theo dõi và đánh giá các KPIs để đảm bảo rằng công việc và hoạt động đang diễn ra theo hướng đúng và đạt được kết quả mong muốn.

kpi là gì trong kinh doanh?

KPI (Key Performance Indicator) trong kinh doanh là các chỉ số quan trọng được sử dụng để đo lường và đánh giá hiệu suất hoặc thành tích của một tổ chức, một bộ phận hoặc một cá nhân trong việc đạt được mục tiêu kinh doanh. KPIs giúp định rõ các mục tiêu, đo lường tiến độ và hiệu suất, và cung cấp thông tin để đưa ra các quyết định và điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

Các KPIs trong kinh doanh có thể bao gồm các chỉ số tài chính như doanh thu, lợi nhuận, tỷ suất sinh lời, cũng như các chỉ số về khách hàng như số lượng khách hàng mới, tỷ lệ churn (tỷ lệ khách hàng hủy dịch vụ), độ hài lòng khách hàng. Ngoài ra, các KPIs có thể liên quan đến hoạt động sản xuất, chất lượng sản phẩm, quá trình vận hành, đội ngũ nhân viên, marketing, bán hàng, và nhiều lĩnh vực khác.

thưởng kpi là gì?

Thưởng KPI (Key Performance Indicator) là một hình thức đánh giá và đền công dựa trên việc đạt được hoặc vượt qua các chỉ số KPI đã được thiết lập. Khi nhân viên hoàn thành hoặc vượt qua các mục tiêu KPI được đề ra, họ có thể nhận được một khoản thưởng tài chính hoặc phi tài chính như một phần của hệ thống đánh giá và khuyến khích hiệu suất.

kpi là gì trong sale?

Trong lĩnh vực bán hàng, KPI (Key Performance Indicator) là các chỉ số đánh giá hiệu suất và thành tích của nhân viên kinh doanh trong việc đạt được mục tiêu doanh số, doanh thu và các chỉ tiêu kinh doanh khác. KPI trong sales giúp đo lường, theo dõi và định hình hiệu suất của các nhân viên bán hàng để đảm bảo rằng họ đạt được mục tiêu kinh doanh và góp phần vào thành công của tổ chức.

Kết luận

Bài viết trên đây, Ngonaz đã cung cấp đến bạn các thông tin tổng quan nhất về KPI là gì. Thông qua đó, bạn sẽ có cách nhìn nhận tốt và tích cực hơn trong việc quản lý doanh nghiệp. Đồng thời, về phía nhân viên hay người lao động cũng có cho mình những thông tin hữu ích. Nếu bạn thấy bài viết hay thì đừng ngần ngại chia sẻ nó đến với những người xung quanh bạn nhé!