Đóng dấu giáp lai hoặc dấu treo đều là hình thức đóng dấu phổ biến trong các văn bản. Tuy nhiên làm sao để đóng chuẩn, đẹp, chính xác thì không phải ai cũng biết đâu nhé. Dưới đây chúng tôi sẽ mách bạn 2 cách đóng dấu cần thiết và thường xuyên sử dụng.
Giải đáp dấu giáp lai là gì?
Dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề trái hoặc lề phải của tài liệu gồm 2 tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu, đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản, ngăn chặn thay đổi nội dung hoặc tài liệu bị sai lệch.
Việc đóng và sử dụng con dấu giúp hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản. Điều này còn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng khi phát sinh tranh chấp trước tòa án.
Hiện nay chưa có quy định cụ thể liệt kê các loại văn bản phải đóng dấu giáp lai. Nhưng các văn bản đóng dấu giáp lai thường nhằm mục đích:
- Tránh việc thay đổi được trình hoặc được nộp khi có nhu cầu giao kết hợp đồng hoặc có nhu cầu làm hồ sơ để nộp cho các cơ quan nhà nước.
- Bảo quản tính khách quan của tài liệu, tránh để văn bản bị thay thế, làm sai lệch kết quả được xác nhận trước đó.
Cách đóng dấu giáp lai chuẩn nhất
Theo khoản 1 điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ – CP quy định về việc sử dụng con dấu thì khi đóng dấu giáp lai, bạn cần:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Giải đáp cụ thể dấu treo là gì?
Dấu treo cũng là loại dấu quan trọng của công ty nào đó để đóng lên văn bản khác nhau và thường là đóng ở trang đầu tiên. Phần đóng dấu này gồm các vị trí như: 1 phần tên của cơ quan hay tổ chức hoặc có thể đóng dấu tại phụ lục được đính kèm thêm trong các loại văn bản chính.
Dấu treo được dùng như thế nào?
Dấu treo là một trong những con dấu quan trọng của công ty, doanh nghiệp hay tổ chức nên việc sử dụng như thế nào cho đúng với quy định của Pháp Luật rất quan trọng.
– Sử dụng khi không có sự ủy quyền
Dấu treo được sử dụng trong trường hợp người chịu trách nhiệm được ký ở phía dưới không có thẩm quyền để đóng dấu lên chữ ký của mình đã ký ở văn bản đó.
Với trường hợp không có sự ủy quyền thường gặp ở những phòng đào tạo của trường đại học hay phòng công tác sinh viên sử dụng trong quá trình xin dấu của sinh viên hoặc có thể bạn sẽ bắt gặp loại dấu này ở các hóa đơn.
– Khi ban hành các loại văn bản
Ngoài ra, dấu treo được dùng khi ban hành các loại văn bản. Trường hợp này được dùng cho các văn bản pháp luật hoặc các phụ lục theo đúng quy định của Pháp Luật. Chẳng hạn với những văn bản do các cơ quan ban hành những văn bản đã có hiệu lực được quy định theo Luật Pháp.
Cách đóng dấu treo chuẩn nhất
Theo quy định chung về cách đóng dấu treo được ghi rõ tại Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ – CP về công tác văn thư như sau:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều & dùng đúng mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định & dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.”
Bạn nắm rõ quy định đóng dấu để tránh vi phạm hoặc khiến văn bản không được chấp nhận. Trong đó, dấu treo được dùng cho các loại phụ lục kèm theo thì chú ý tới khoản 3 của điều này “Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục”.
Lời kết
Vậy là bạn đã học được cách đóng dấu cho cả dấu treo và dấu giáp lai chuẩn xác nhất. Hi vọng thông tin trên sẽ hữu ích giúp bạn thực hiện đơn giản, không xảy ra sơ xuất.
